Kurumsal iletişim talep ve iş akışı sistemi

Bağlam

Kurumsal İletişim ve Tanıtım Direktörlüğü'ne gelen web sayfası, grafik tasarım, e-posta duyurusu, web duyurusu ve haber taleplerini tek sistemde toplayan bir uygulama. Personel talebini o türe ait formla iletiyor; Direktörlük talebi onaylıyor, ilgili ekipten bir sorumluya atıyor, gerekirse revize istiyor ve işi teslim ediyor. Tanıtım ekibi de okul ziyaretlerini ve fuarları, kişisel veri tutmadan aynı sistemde ölçüyor.

Ürün sahibi ve geliştirici benim; geliştirmede yapay zekâ kodlama asistanı (Claude Code) kullandım. Arayüz, önceden hazırlanmış bir tasarım projesine göre uygulandı.

Hedefler

• Her talep türünün kendi formu ve kendi süreci olsun, ama hepsi tek bir ortak görünümde toplansın.
• Talep eden, talebinin hangi aşamada ve kimde olduğunu, ne zaman teslim edileceğini görsün.
• Yönetim iş yükünü, gecikmeleri ve hizmet süresi hedeflerine uyumu izlesin.
• Formlar ve süreçler kod yazmadan değiştirilebilsin.
• Tanıtım etkinlikleri, aday öğrenci verisi tutulmadan sayılarla ölçülsün.

İlkeler

• Önce şema, sonra kod. Form ve iş akışı şemaları, kod yazılmadan önce belgelendi ve örneklerle doğrulandı; sonraki her adım bu sözleşmeye dayandı.
• Kural tek yerde. İstemci ve sunucu koşulları aynı kurallarla değerlendiriyor; bağlayıcı olan her zaman sunucu doğrulaması.
• Geçmiş bozulmaz. Formlar ve akışlar sürümlü; açık bir talep, başladığı sürümle yoluna devam ediyor.
• Görünürlük role göre. Her kullanıcı yalnız kendi işini ilgilendireni görüyor.
• Yapay zekâyla çalışırken kontrol bende. Kararları, kapsamı ve yayın adımlarını ben belirledim; testleri, statik analizi ve ekranları her aşamada kendim kontrol ettim.

Görsellerdeki veriler örnektir: kişi adlarının yerine rol etiketleri kondu; ürün adı, talep numaraları ve birim adları bulanıklaştırıldı.

Yapılanlar

Şema tabanlı formlar

Beş talep türünün her biri farklı alanlar istiyor ve bu ihtiyaçlar zamanla değişiyor. Formlar JSON şemasıyla tanımlanıyor: bölümler, alan tipleri, belli koşulda görünen ya da zorunlu hâle gelen alanlar. Panel içindeki form editörü bu şemayı görsel olarak düzenliyor, yayımlanmış alanların tanımlayıcısını kilitliyor ve her yayını yeni bir sürüm olarak saklıyor.

Görsel iş akışı motoru

Bazı talepler onaydan geçiyor, bazıları doğrudan ekibe gidiyor; süreç talebin türüne ve içeriğine göre değişiyor. Akışı durum, koşul, eylem ve bekleme adımlarından oluşan bir graf olarak modelledim. Geçişler role bağlı; koşul adımı talebin içeriğine göre dallanıyor (örneğin küçük düzeltmeler onay adımını atlıyor). Eylem adımları bildirim gönderiyor ve atama yapıyor; bekleme adımları teslimden önce hatırlatma kuruyor. Akış, tuval üzerinde çalışan görsel bir editörle yönetiliyor. Editör yayından önce grafı denetliyor ve rollere göre simülasyon sunuyor.

Simülasyon, akışı yayından önce bir rolün gözünden gösteriyor: seçilen rol ve durumda hangi eylem düğmelerinin çıkacağını, hangi alanların düzenlenebileceğini. Böylece yanlış role bağlanmış bir geçiş yayına çıkmadan yakalanıyor.

Kurallı kanban

Sürükle-bırak pano kullanışlı, ama süreci kolayca atlatabilir. Kart bırakıldığında sunucu, iki aşama arasında tanımlı ve kullanıcının yetkili olduğu bir geçiş olup olmadığına bakıyor. Ek bilgi gerektiren geçişlerde bir pencere açılıyor; tanımsız ya da yetkisiz taşımalar gerekçesi gösterilerek reddediliyor.

Sürüme sabitlenen talepler ve anlamsal aşamalar

Her talep, başladığı akış sürümüne bağlı. Yeni sürüm yayımlandığında açık talepler etkilenmiyor; yönetici isterse eski aşamaları yenileriyle eşleyerek talepleri taşıyor ve bu işlem olay günlüğüne yazılıyor.

Akışlar editörde serbestçe değiştirilebiliyordu, ama pano, raporlar ve hizmet süresi göstergeleri belirli aşama adlarına bakıyordu. Bir aşamanın adı değişirse bu ekranlar hata vermeden boş kalmaya başlayacaktı. Bu yüzden aşamalara anlamsal türler (onay, çalışılıyor, revize, tamamlandı), geçişlere de amaç (onayla, reddet, bilgi iste) eklendi. Ekranlar artık adlara değil anlama bakıyor.

Talep edenin gözünden

Talep eden kişi, talebinin hangi aşamada olduğunu, kimde beklediğini ve ne zaman teslim edileceğini kendi ekranında görüyor; revize isteklerini de buradan yanıtlıyor. Bütün ekranlar telefonda da aynı işlevi koruyor.

Yönetim görünümü ve raporlar

Yönetim panosu onay bekleyen talepleri, gecikmeleri ve ekiplerin iş yükünü bir arada gösteriyor; talep listesi tür, birim, sorumlu ve aşamaya göre süzülebiliyor. Raporlar tür ve birime göre süreleri, revize oranını ve hizmet süresi hedeflerine uyumu özetliyor.

Kişisel veri tutmadan etkinlik ölçümü

Tanıtım ekibi okul ziyaretlerinin ve fuarların etkisini görmek istiyor, ama aday öğrencilerin verisini tutmak istemiyor. Modül yalnız sayıları (ziyaretçi, görüşme, toplanan form adedi), kurum bazında kayıtları ve maliyet kalemlerini saklıyor; takvim, kurum dizini ve dönem raporu bu verilerden besleniyor.

Rol bazlı görünürlük ve güvenlik

Sistemi talepte bulunan personel, yöneticiler, işi yapan ekipler ve tanıtım ekibi birlikte kullanıyor. Her ekran ve her işlem için yetki sunucuda denetleniyor; işi yapan ekipler yalnız kendi taleplerini, tanıtım personeli yalnız görevli olduğu etkinlikleri görüyor. Bir iç güvenlik denetimi yapıldı; bulguların tamamı giderildi ve her biri otomatik bir testle güvence altına alındı.

Teslim

Talep eden personel uygulaması, yönetim paneli, form editörü, görsel iş akışı editörü ve tanıtım etkinlikleri modülü; akışları hazır beş talep türü. Birim, özellik ve tarayıcı testleri ile statik analiz her aşamada işin parçasıydı.

Geliştirme Eylül 2026'da, yaklaşık iki haftada şu sırayla ilerledi:

1. Form ve akış şemalarının belgelenmesi.
2. Veri katmanı, şema doğrulayıcı ve iş akışı motoru.
3. Talep eden ve yönetim ekranları; kanban ve raporlar.
4. Form editörü, raporların dışa aktarımı ve görsel iş akışı editörü.
5. Tanıtım etkinlikleri modülü.
6. Role göre giriş ve menüler, kurum içindeki ilk kurulum.
7. İç güvenlik denetimi ve sıkılaştırma.

Çalışma durumu

Kurum içi test aşamasında; henüz yayına alınmadı, geliştirme sürüyor. Bu nedenle gerçek kullanım verisi (talep ve kullanıcı sayıları) paylaşılmıyor.

Öğrendiklerim

• Esneklik yeni bağımlılıklar doğuruyor. Görsel editör kullanıcıya serbestlik tanıdıkça, o yapıya adlar üzerinden bakan her ekran kırılgan hâle geldi. Anlamı yapının içine yerleştirmek (aşama türleri) bugünkü sorunu çözdü, sistemi başka birimlere açmaya da hazırladı.
• Yazılı bir sözleşme işi hızlandırıyor. Şemaları önce yazmak, sonraki aşamaların birkaç gün içinde tutarlı biçimde ilerlemesini sağladı.
• Yerelde çalışması yetmiyor. Kurum içindeki ilk kurulumda, yerelde fark edilmeyen bir eksik ortaya çıktı. Kurulumu tekrarlanabilir bir betiğe bağlamak bu tür sorunları erkenden yakalıyor.
• Yapay zekâyla verim, ancak disiplinle. Asistan hızlı üretiyor; kaliteyi her aşamadaki test, statik analiz ve ekran kontrolü sağladı. Kapsam, güvenlik kararları ve yayın adımları bende kaldı.